Планирование собственного времени

Вместо того, чтобы жаловаться на вечную загруженность, попробуйте проанализировать, насколько продуктивно вы используете собственное рабочее время. Именно с этого специалисты по тайм-менеджменту советуют начинать планирование.

Практика показывает, что большинство людей, проделавших этот несложный анализ, приходят в ужас от полученных результатов. Те, кто испытывает постоянный цейтнот, вдруг обнаруживают, что десятая часть их драгоценного времени уходит на перекуры, а половина — на бесполезные разговоры. В результате продуктивная деятельность занимает лишь 20–30% рабочего времени.

Разумеется, такое положение дел — достаточно серьезный повод пересмотреть стиль работы. Однако методичный расчет временных затрат — лишь малый шаг на пути к грамотному тайм-менеджменту. Чтобы научиться планировать время, можно, конечно, отправиться на курсы тайм-менеджмента. Правда, это не дешевое удовольствие.

Двухдневное обучение на приличных курсах стоит от 200 долларов США. За эти деньги вам расскажут, например, о том, что неплохо вести картотеку, где дела должны быть классифицированы по степени важности. Или о том, как правильно пользоваться органайзером (попутно выяснится, что это — целая наука).

Однако вы можете справиться со своими проблемами самостоятельно — безо всяких курсов. В этом, кстати, вам помогут и многочисленные издания, посвященные вопросам планирования. Из них вы почерпнете сведения о том, как организовывать свое время, составлять годовой план, разбивать его на месячный, недельный и ежедневный. Среди книг по планированию есть и научная, популярная и даже художественная литература (см. «Первый российский тайм-менеджер»).

На что должно уходить рабочее время? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Западные специалисты по тайм-менеджменту дают лишь примерные рекомендации. Так, 60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами. Таким образом — 3/5 времени рекомендуется уделять так называемой запланированной активности. Из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. Оставшиеся 40% распределяются следующим образом: 20% времени должна занимать спонтанная активность (самостоятельная аналитическая работа, управленческая деятельность и т. п.), и 20% — непредвиденная активность, в том числе потери времени на дорогу, ожидания в приемной и т. д.

Есть и более конкретные указания. Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера должен отнимать три минуты, если вы хотите решить важный вопрос — пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер — не более 20 минут.

Утро вечера мудренее

Как же добиться того, чтобы ваше рабочее время планировалось в соответствии с современными подходами? Здесь существует несколько рекомендаций.

Прежде всего, стоит обзавестись одной полезной привычкой. Попробуйте каждый вечер уделить несколько минут тому, чтобы записать все дела, запланированные на завтра. При этом фиксируйте в вашем плане результаты и цели, а не отвлеченные действия. Например: «согласовать тарифы с Ивановым», а не «позвонить Иванову».

Затем пронумеруйте намеченные дела в порядке важности. Не бойтесь показаться наивным — множество успешных людей пользуются этой и только этой системой для управления собственным временем. Уделите внимание тому, чтобы вдумчиво и обоснованно выделить приоритеты. Для этого мы советуем прибегнуть к следующей несложной методике.

Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела, во второй — важные, но несрочные, в третий — неважные, но срочные, в четвертый — неважные и несрочные. Когда приоритеты расставлены, определите, сколько времени должно отнять у вас каждое конкретное дело, после чего просуммируйте общее время, которое вы запланировали потратить.

Если вы обнаружите, что зарезервировали более 60% своего времени, следует безжалостно сократить список. При этом учитывайте собственную нумерацию наиболее значимых дел и реальную действительность. Не планируйте невозможного. Продумайте, какие из запланированных дел можно перепоручить, а какие требуют сокращения отпущенного времени.

Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем или отложите до лучших времен. Конечно, секретарь и подчиненные есть далеко не у всех, но задуматься над тем, как оптимизировать работу и распределить обязанности все равно необходимо. В конце концов, именно планирование помогает многим из разряда подчиненных перейти в разряд руководителей.

Если эта несложная процедура выполняется вами изо дня в день, то кроме текущего планирования необходимо уделить немного времени анализу предыдущих результатов. Проанализировав записи, вы наверняка обнаружите, что некоторые дела перетекают из одного плана в другой, так и оставаясь на бумаге. Попытайтесь понять, почему это происходит, не забывая при этом простое правило: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, скорее всего, оно для вас не так уж и важно.

Возможно, у наших читателей возникнет вопрос, стоит ли вообще тратить время на составление подобных списков. К тому же, какой смысл делать это не днем, на работе, а вечером и к тому же дома. Дело в том, что специалисты советуют уделять внимание планированию именно вечером, незадолго до сна. Оказывается, в этом случае вам удастся задействовать свое подсознание.

Во время сна вы неосознанно будете работать над тем, чтобы решить свои проблемы и добиться поставленных целей. Но чтобы подсознание заработало, необходима отправная точка. И эта точка — составленный вами список. Известно, что решение даже самых сложных задач часто приходит к человеку именно во сне. Поэтому, составив вечером стратегический план, вы можете проснуться со свежими мыслями о том, как реализовать его наилучшим образом. Если вы решились на составление плана, попробуйте оценить, насколько вам удалось справиться с задачей (см. «Характеристики качественно составленного плана»).

Характеристики качественно составленного плана

Качественно составленный план обладает специфическими характеристиками, отличающими его от менее качественного продукта интеллектуального труда. Попробуйте оценить составленный вами план по следующим критериям.

Вы должны:

• Задать цель.
• Четко выделить этапы работы.
• Определить результат каждого этапа.
• Просчитать время, необходимое для реализации каждого из выделенных этапов.
• Проанализировать параллельные и последовательные рабочие процессы. Если часть процессов может реализовываться параллельно, следует составить сетевой график.
• Определить необходимые ресурсы для каждого из этапов и составить их полный список.
• Создать план обеспечения недостающими ресурсами.
• Указать всех вовлеченных лиц и предусмотреть, сколько времени им следует уделить.
• Проанализировать потенциальные барьеры и наметить способы их преодоления.
• Предусмотреть альтернативные элементы плана в неясных и проблемных точках.