Как эффективно планировать свой день
Я люблю планировать свою жизнь, люблю ежедневники и люблю все записывать в тетради. Против много книг по тайм-менеджменту, я сделала некоторые выводы и даже начала их использовать в своей жизни. Разные авторы предлагают всевозможные методики, уверяя, что именно их методика самая идеальная.
Я пробовала разные методы, но к сожалению, мои списки важных дел постоянно пополнялись, так как некоторые дела я просто не успевала сделать в течение запланированного времени.
Весь конфуз ситуации стал проясняться спустя пару лет после того, как я ввела четкое и ежедневное планирование. Я искренне старалась стать более успешной и эффективной, ставила большие цели и разбивала их на более мелкие, использовала всевозможные методы, такие как: «как съесть слона» или «швейцарский сыр». Но спустя пару лет я вдруг обнаружила, что мои самые важные цели в жизни так и остались на уровне целей. Как все успеть?
Этот факт заставил меня задуматься и проанализировать свои действия – стало понятно, что я не совсем верно использую инструменты планирования в своей жизни. Мне необходимо было выяснить, что же я делаю не верно, и почему мои самые важные цели так и остались на прежнем уровне. В очередной раз пришлось обратиться книгам и прочитать много нового про эффективное планирование.
Я выяснила, что просто планировать свои дела – это замечательно, но не эффективно. Конечно же, записывая планы дел на бумаге, я стала более собранной, стала больше успевать, но мне требовалось увеличить эффективность своих действий.
И я открыла для себя новый эффективный способ планирования своего времени. Как оказалось, мало написать список необходимых дел, и для увеличения эффективности важно делать не много дел, а самые важные дела.
Весь секрет повышения эффективности и быстрого достижения своих целей – это делать только самые важные дела! что необходимо предпринять, чтобы эта техника привнесла изменения в вашу жизнь?
Первый шаг планирования: составляем список всех дел, которые нужно выполнить. Желательно составлять список дел сначала на месяц, затем разбивать их по неделям, и только потом распределять по дням. Хотя каждый новый день добавляет нам новые задачи, которые нужно решить немедленно. Такие задачи мы уже вносим в течение месяца в ежедневный план по мере их поступления.
Шаг второй: расставляем приоритеты. В этих действиях и заключается ключ к успеху. Очень важно проранжировать все записанные дела по важности. Сначала выделяем самые важные дела, которые необходимо сделать и отмечаем их «А», а после этого переписываем свой ежедневный план в порядке убывания важности этих главных задач. Затем выделяем блок «В» это важные дела, которые не требует немедленного исполнения. Следующие дела у нас попадают в блок «С» - к этому блоку относятся все дела, которые нужно сделать, но можно их делегировать кому то другому.
Шаг третий и самый важный: с самого утра мы начинаем выполнять ТОЛЬКО дела из блока «А». При этом в процессе работы вам может показаться, что дела из этого блока могут подождать, что проще и быстрее выполнить несколько дел из других блоков. Стоп!!! Главное правило – пока не сделаны дела из блока «А» мы не переходим к другим делам. В процессе работы может оказаться, что часть дел из этого блока решились сами собой или отпала необходимость в их решении – это отлично! Но те дела, которые остались в этом блоке требуют вашего немедленного внимания и энергии.
Когда все дела этого блока выполнены, мы берем оставшиеся блоки «В» и «С» и выделяем из них опять самые важные дела, которым присваиваем степень важности «А» и выполняем только их.
Здесь главное не перепутать важность и срочность. Срочные дела не всегда важные, а важные часто становятся срочными в силу того, что мы долго откладываем работу над ними. Так же важные дела имеют свойство накапливаться как снежный ком и через какое-то время вызывают у нас чувство цейтнота и не уверенности в себе. Да и чем больше мы затягиваем работу над самыми важными делами, те сложнее потом взяться за них.
Поэтому не поленитесь затратить 10 – 15 дополнительных минут, чтобы выделить самые важные дела, которые необходимо сделать на следующий день.
А чтобы отличить важные дела от срочных, не важных и пустых дел, задайте себе вопрос: это дело действительно важно для меня? Оно поможет мне достичь своих целей в будущем? Если ответ положительный – смело присваивайте ему статус важности «А», если же ответ на эти вопросы отрицательный или есть сомнения, то лучше это дело занести в другой раздел и заняться действительно теми делами, выполнение которых приведет вас к достижению ваших целей.